目次
運営規則
理事の職務権限規程
役員報酬等規程
事務局規程
一般社団法人高専シンポジウム協議会旅費規程
法人文書管理規程
社員慶弔規程
社員表彰規程
入退会規則
入会金及び年会費について
入会申込書（個人）
入会申込書（団体・法人）
個人情報の収集、利用および管理規定
1. 個人情報の収集とその目的
2. 個人情報の利用
3. 個人情報の管理
4. 個人情報の開示および訂正等
5. 個人情報の保持および消去・異議
6. 本会Webサイトにおける扱い
7. 本規定の変更
個人情報の取り扱いに関する問い合わせ先
運営規則
（本規則の目的）
第１条 本規則は、一般社団法人高専シンポジウム協議会（以下「本会」 という）理事会における審議及び決議の方法等について定めるものである。
（理事会の構成）
第２条 すべての理事をもって理事会を構成する。各理事は、理事会に出席する責務を負う。
（理事会の任務）
第３条 理事会は、本会の重要な業務執行を意思決定し、代表理事その他の理事の職務執行を監督し、代表理事の選定及び解職を行う。
２ 理事会は、３ヶ月に１回以上、代表理事又は関係理事から業務執行の状況につき報告を受ける。
（決議事項）
第４条 理事会の決議事項は次のとおりとする。
(１) 総会の開催日時、場所及び目的事項の決定
(２) 規則の制定、廃止及び変更に関する事項
(３) 重要な業務執行に関する事項
(４) 理事の職務の監督
(５) 代表理事の選定及び解職
(６) 組織及び人事に関する事項
(７) 財産・財務に関する事項
２ 前項の規定にかかわらず、理事会は、必要に応じてその他の事項を審議、決議することができる。
（審議及び決議）
第５条 理事会の決議は決議に加わることができる理事の過半数が出席し、その過半数をもって決する。
２ 議案の決議につき特別の利害関係を有する理事は、当該決議に参加することができない。この場合、その理事の数は、第１項の理事の数に算入しない。
３ 第１項の規定に関わらず、理事が理事の決議の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき理事の全員が書面または電磁的記録により同意の 意思表示をした場合には、当該提案を可決する旨の理事会の決議があったものとみなす。
（理事以外の出席）
第６条 監事は、理事会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。
２ 理事会がその決議により必要と認めたときは、理事及び監事以外の者を理事会に出席させ、その意見又は説明を求めることができる。
（議事録）
第７条 議長の指名する者は、審議の経過の要領及び結果並びに出席した理事及び監事の氏名を議事録に記録しなければならない。
(規則の改正)
第８条 本規則の改正は理事会の決議による。
附則 この規程は２０２３年 ７月１６日から施行する。
理事の職務権限規程
（目的）
第１条 この規程は、一般社団法人高専シンポジウム協議会（以下「当法人」という。）の定款第２１条の規定に基づき、理事の職務権限を定め、法人としての業務の適法、かつ効率的な執行を図ることを目的とする。
（法令等の順守）
第２条 理事は、法令、定款及び当法人が定める規範、規程等を順守し、誠実に職務を遂行し、協力して、定款に定める当法人の目的の遂行に寄与しなければならない。
（理事）
第３条 理事は、理事会を組織し、法令及び定款の定めるところにより、当法人の業務の執行の決定に参画する。
（代表理事）
第４条 代表理事の職務権限は、別表に掲げるとおりとする。
（業務執行理事）
第５条 業務執行理事の職務権限は、別表に掲げるとおりとする。
（細則）
第６条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施に必要な事項は、理事会の決議により別に定めることができる。
（改廃）
第７条 この規程の改廃は理事会の決議による。
附則 この規程は２０２３年 ７月１６日から施行する。
（別表）
理事の職務権限
| 決裁事項 | ||
| 項目 | 決裁権者 | |
| 代表理事 | 業務執行理事 | |
| 事業計画及び予算の案の作成に関すること | 〇 | |
| 事業報告及び決算の案の作成に関すること | 〇 | |
| 人事及び給与制度の立案に関すること | 〇 | |
| 重要な使用人以外の者の任用に関すること | 〇 | |
| 国外出張に関すること | 〇 | |
| 国内出張に関すること | 〇 | |
| 契約の締結 | 〇 | |
| 一件税別２０万円以下の契約に基づく支出 （３０万円超は理事会承認） | 〇 | |
| 法人の諸規程・諸規則に基づく支出（旅費交通費等） | 〇 | |
| 法人の諸規程・諸規則に基づく支出以外の支出で、一件につき３万円未満の支出 | 〇 | |
| 法人の諸規程・諸規則に基づく支出以外の支出で、一件につき３万円以上の支出 | 〇 | |
| 研修会等事業の実施に関すること | 〇 | |
| 会費に関すること | 〇 | |
| 職員の教育・研修に関すること | 〇 | |
| 渉外に関すること | 〇 | |
| 福利厚生（役員含む）に関すること | 〇 | |
| 金融機関を指定すること | 〇 | |
| 寄附に関すること | 〇 | |
| 訴訟に関すること | 〇 | |
| 外部に対する文書発簡（特に重要なもの） | 〇 | |
| 外部に対する文書発簡（重要なもの） | 〇 | |
役員報酬等規程
(目的)
第１条 この規程は、一般社団法人高専シンポジウム協議会 (以下「本会」という。) の定款第２５条の規定に基づき、役員報酬、役員賞与及び役員退職手当に関する事項を定めることを目的とする。
(定義等)
第２条 この規程において、用語の定義は次のとおりとする。
１ 役員とは、定款第１９条に規定する理事及び監事をいう。
２ 常勤の役員とは、本会を主たる勤務先とし、週３日以上本会の業務に従事する役員をいう。
３ 役員報酬等とは、本会が役員に対して支給する、役員としての業務の対価をいう。
(役員報酬等の支給)
第３条 本会は、常勤の役員に対し、社員総会の決議により定められた総額の範囲内において、その職務内容、資格等を勘案して、報酬を支払う。
２ 各理事の報酬については理事会決議により定める。
３ 各監事の報酬については監事の協議によって定める。
４ 役員報酬を支給する役員には、通勤手当を支給することができる。ただし、通勤手当については、給与規程に定めるところによる。
(役員賞与等)
第４条 本会は、役員に対し、役員賞与及び役員退職手当を支給しない。
(公表)
第５条 この規程に定める役員報酬等の支給基準は、法令の定めにより、これを公表する。
(準用)
第６条 役員報酬等の支払方法等については、理事会の決議を経て別に定める給与規程の定めるところによる。
(規程の改廃)
第７条 この規程の改廃は、総会の議を経て行うものとする。
(委任)
第８条 この規程の実施に関し必要な事項は、理事会の決議により定める。
附則 この規程は2023年7月16日に制定するが、本会の運営が定まるまでの間はその効力を停止する。
事務局規程
（目 的）
第１条 この規程は、一般社団法人高専シンポジウム協議会（以下「当法人」という。）の事務局の組織及び運営等に関し、必要な事項を定めることを目的とする。
（事務局業務の外部委託）
第２条 当法人は、理事会の決議を得て、事務局業務の一部又は全部を外部委託することができる。
（組織及び職務）
第３条 当法人の事務局に事務局長及び事務局員を置く。
２ 事務局長は事務局の事務全般を掌理し、処理する。
３ 事務局員は事務局長の命を受けて所掌事務を処理する
（所掌事務）
第４条 事務局の所掌事務は次のとおりとする。
（１）当法人の年間活動スケジュール案の作成
（２）社員総会、理事会、及び委員会（以下「各会議」という。）の議案作成等の準備及び 運営業務
（３）各会議への出席と関連の議事録作成
（４）当法人の経理業務全般
（５）その他当法人の運営等に係る業務
（事務の委託）
第５条 事務局長が必要と認める場合は、理事会の決議を得て、所掌事務の一部を外部委託することができる。
（経 理）
第６条 当法人の経理業務は別に定める経理規程によるものとする。
（文書による処理）
第７条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。
（事務の決裁）
第８条 事務は、原則として担当者が文書によって立案し、事務局長を経て、会長の決裁を受けて実施する。
（緊急を要する事務の決裁）
第９条 緊急を要する事務で重要でないものは、事務局長の決裁によって処理することができる。ただし、この場合においては、事務局長は遅滞なく会長の承認を得なければならない。
（代理決裁）
第１０条 会長が出張等により不在である場合において、特に緊急に処理しなければならない決裁文書は、 会長があらかじめ指定するものが決裁することができる。
２ 前項の規定により代理決裁した者は、事後速やかに会長に報告しなければならない。
（規程外の対応）
第１１条 この規程以外の事務局に関する事項で、公印及び文書に関する事項は、別に定める文書管理規定、印章取扱規程によるものとする。
（改 廃）
第１２条 この規程の改廃は理事会の決議による。
附則 この規程は２０２３年 ７月１６日から施行する。
一般社団法人高専シンポジウム協議会旅費規程
（目 的）
第１条 この規程は、本会の用務により旅費する役員等に対して支給する旅費等について必要な事項を定める。
（役 員）
第２条 本規則でいう役員とは、理事、監事、委員長、委員等である。
（旅費等の支給の範囲）
第３条 役員等が、理事会および本会の用務により旅行した場合には、旅費等を支給することができる。ただし、総会、研修会等のときに開催する理事会では原則として旅費は支給しない。
２ 役員等以外の者が、本会の用務により旅行した場合は、役員に準じた旅費等を支給することができる。 （旅費等の計算）
第４条 旅費等の支給額は、以下の区分に従う。
１ 鉄道利用の場合は、旅客運賃、特別急行料金により実費精算とする。
２ 航空機利用の場合は、航空運賃により実費精算とする。
３ 日当は、1日２，０００円とする。（移動日も減額しない。）
４ 宿泊費は、１泊１５，０００円以下で実費精算とする。
（旅費等の請求）
第５条 旅費等の請求は、指定の旅費請求書及び領収書を事務局に提出することによって行う。支払いは原則として振り込みとする。
（委 任）
第６条 この規程に定めない事項については、理事会の議決による。
附則 この規程は２０２３年 ７月１６日から施行する。
法人文書管理規程
（目 的）
第１条 この規程は、一般社団法人高専シンポジウム協議会（以下「この法人」という。）における文書の取扱いを定め、事務を正確かつ効率的に処理することを目的とする。
（文書の定義）
第２条 この規程において、文書とは図書類を含む業務上取扱うすべての文書をいう。
（事務処理の原則）
第３条 この法人の事務は、原則として文書により処理するものとする。
２ 文書によらないで処理した場合、必要に応じて直ちに文書を作成し、事後に支障のないようにしなければならない。
（取扱いの原則）
第４条 文書の取扱いは、責任を明らかにして正確かつ迅速に行うとともに、常に整理し、その所在を明らかにしておかなければならない。
（文書管理担当者）
第５条 文書の受付、配布、回付または整理保存等を行わせるため、事務局に文書管理担当者を置く。
２ 文書管理担当者は、事務局長が任免する。
（決裁手続き）
第６条 文書の起案は、代表理事の指名した者において行うものとする。
２ 起案文書は、別紙「理事等の職務権限」に定める決裁権者の決裁を受けるものとする。
３ 起案文書のうち、代表理事の決裁を要するものは、所定の様式を用いて決裁手続きをとるものとする。 ４ 既決された文書は、事務局で文書タイトルごとに分類された台帳に保管する。同時にＰＤＦファイルとして文書タイトルごとに分類して保存する。
（受信文書）
第７条 この法人に到着した文書（以下「受信文書」という。）は、原則文書管理担当者において受付けるものとし、文書管理担当者以外において受取ったときは、速やかに文書管理担当者に回付しなければならない。
２ 文書管理担当者は、受信文書に受付印を押印する。ただし、許可書等押印することが適当でないものは、この限りでない。
３ 前項の規定により受付印を押印した受信文書については、年度ごとに６条４項の手順で保管する。 （外部発信文書）
第８条 この法人外に発信する文書（以下「発信文書」という。）は、別紙「理事等の職務権限規程」 の理事の職務権限の定めにより発信する。
２ 前項の規定による発信文書については、原則として文書発信番号及び発信日付を記載し６条４項の手順で保管する。
（整理及び保管）
第９条 文書の整理保管は、原則として事務局において行う。
２ 文書の保管期間は当該文書の処理が完了した事業年度の末日までとする。
（保存期間）
第１０条 文書の保存期間は、別表の文書保存期間基準表による。ただし、関係法規により保存年限が定められている文書は、当該法規による。
２ 前項の保存期間は、処理を終えた年度の翌年度から起算する。
（廃 棄） 第１１条 保存期間を経過した文書は廃棄する。ただし、事務局長が引続き保存する必要があると認めたものはこの限りではない。
（規程の改廃）
第１２条 この規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。
附則 この規程は２０２３年 ７月１６日から施行する。
別表；文書保存期間基準表
| 保存期間 | 分類 | 文書の種類 | 根拠法令他 |
| 永久 | 法人 | 重要な承認、届出、報告書等に関する文書 | |
| 行政庁等による検査または命令に関する文書 | |||
| 社員総会、理事会の議事録 | （法人法１０年） | ||
| 登記に関する文書 | |||
| 定款、規程等に関する文書 | |||
| 重要な報告書 | |||
| 財産契約 | 計算書類等（貸借対照表・正味財産増減計算書、 事業報告、監査報告、附属明細書） | （法人法１０年） （会社法１０年） | |
| 基金に係る情報 | |||
| 寄附金に係る情報 | |||
| 効力の永続する契約に関する文書 | |||
| 人事労務 | 重要な人事に関する文書 | ||
| 職員との協定書 | |||
| １０年 | 法人 | 行政庁等からの重要な文書 | |
| 社員総会、理事会等の開催に関する文書 | |||
| 委員会等に関する文書 | |||
| 入会退社、会費等の入金等に関する文書 | |||
| 役員の就任、報酬等に関する文書 | |||
| 伺書（永久とされる文書を除く） | |||
| 財産契約 | 会計帳簿、会計伝票 | （経理規程１０年） | |
| 証憑書類 | （経理規程１０年） | ||
| 満期又は解約となった契約に関する文書 | |||
| 人事労務 | 職員の任免、報酬等に関する文書 | ||
| 委嘱等による有期契約職員の名簿･履歴書等 | |||
| ５年 | 法人 | 委員会等に関する文書 | |
| 財産契約 | 事業計画書、収支予算書 | （経理規程５年） | |
| 資金調達、設備投資の見込書 | |||
| 財産目録、役員等名簿、報酬等の支給基準 | （法人法５年） | ||
| 税務に関する文書 | （税法５年） | ||
| 軽微な契約に関する文書 | |||
| 会計事務に関連する軽微の資料類 | （経理規程５年） | ||
| ５年 | 人事労務 | 役職員の採用・退職・賞罰に関する文書 | |
| 職員名簿、履歴書、住民票記載事項証明 | |||
| 人事労務 | 雇用保険被保険者資格取得等確認通知書等 | （雇保規５年） | |
| 雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿 | （雇保規５年） | ||
| 賃金台帳 | （労基法３年） | ||
| 労働者名簿、採用・解雇・退職に関する書類 | （労基法３年） | ||
| 労災保険に関する書類 | （労災規３年） | ||
| 労働保険の徴収・納付等の書類 | （徴収規３年） | ||
| 健康保険・厚生年金保険に関する書類 | （健保規２年） | ||
| 雇用保険に関する書類 | （雇保規２年） | ||
| １年 | 法人 | 業務遂行に必要なその他の軽微な文書 | |
| 住所・姓名変更届 | |||
| 人事労務 出勤簿、休暇・遅刻・欠勤・早退届け | |||
| 身分証明書 |
社員慶弔規程
（目的）
第１条 この規程は、本会会員に慶弔があった場合の支給について定めることを目的とする。
（金額等）
第２条 慶弔等の区分及び金額等を別表のとおりとする。
（その他）
第３条 別表以外で必要が生じた場合は、その都度理事会に諮り、決定する。
附則 この規程は２０２３年 ７月１６日から施行する。
別 表
叙勲褒章 叙勲褒章祝金 ３０，０００円
弔事 弔慰金 ３０，０００円 弔電及び花輪
附則 この規程は２０２３年 ７月１６日から施行する。
社員表彰規程
（目的）
第１条 本会事業の向上、発展に顕著な功績のあったものを表彰する。
（選考方法）
第２条 会長は、候補者を推薦基準に基づいて理事会に選考を付託し、理事会の議を経て決定する。
（推薦基準）
第３条 本会の活動に１０年以上従事している者で、本会事業の向上、発展に顕著な功績をあげた者。
２ 本会の役員に在任４年以上で、本会事業の向上、発展に顕著な功績をあげ、退任した者。
（表彰の方法）
第４条 表彰は表彰状及び副賞を授与して行い、定時社員総会においてこれを公表する。
（委任）
第５条 表彰の詳細は理事会が定める。
附則 この規程は２０２３年 ７月１６日から施行する。
入退会規則
（本規則の目的）
第１条 本規則は、一般社団法人高専シンポジウム協議会 （以下「本会」 という）の定款第５条に基づき、本会への入退会に関する手続を定める。
（入会の手続き）
第２条 本会の会員になろうとする者は、本会の定款及び理事会が定める規則に同意したうえで、本規則に定める書式にて入会申込書を作成し、これを理事会に提出しなければならない。
（入会の許可）
第３条 第２条による入会の申し込みを受けた理事会は、入会を希望する者が定款第５条に定める資格を満たすと認めるときは、すみやかにその入会を認めなければならない。
（会員たる資格の取得）
第４条 理事会により会員として入会を認められた者は、理事会が定める規則に従い、入会申込書に記載の入会希望日が属する暦月の前月末日までに本会に入会金を納付しなければならない。かかる納付の後、入会希望日をもって会員たる資格を取得する。
２ やむを得ない事情があり、理事会が承認したときは、上記規定によらず、入会金を後納することができる。
（退会）
第５条 会員は、定款第６条に定める手続に従い、退会することができる。
２ 退会しようとする会員は、退会の1か月以上前までに、本規則に定める書式にて退会届出書を作成し、これを理事会に対して提出しなければならない。
３ 会員が死亡したときは、本会から退会したものとみなす。この場合は、前項の退会届出書の提出は不要とする。
（除名）
第６条 会員は、定款第８条に定める手続に従い、除名されることがある。
（会員たる資格の喪失）
第７条 会員は総会決議により除名されたとき、当該会員は、代表理事がかかる除名の決定を当該会員に対して書面をもって通知した時に会員たる資格を喪失する。
（会費等の返還）
第８条 退会又は除名により会員たる資格を喪失したものは、本会に対して既に支払った入会金、会費等の払い戻しを請求できない。
（会員資格喪失後の権利及び義務）
第９条 退会または除名により会員たる資格を喪失した者は、会員たる資格に基づき本会より付与又は許諾された一切の権利を喪失する。
第１０条 本規則の改正は理事会の決議による。
附則 この規程は２０２３年 ７月１６日から施行する。
入会金及び年会費について
一般社団法人高専シンポジウム協議会では、下記の区分で入会を受け付けています。
社員 ：本会の運営に参画する意思のある方で実際の活動を行っていただける個人または団体
入会申込書のご提出のち理事会により入会が認められましたら入会金及び年会費を当会口座へのお振り込みいただきます。（振込手数料は入会者の方のご負担）
入会金及び年会費は下記のとおりです。
社員 入会金10,000円 年会費 8,000円
入会金、年会費とも退会される際に返金はありません。
入会申込書（個人）
※会員番号附番規則
西暦年下二桁＋入会月二桁＋通し番号5桁
例：2023年12月に100番目の会員となったときの会員番号 231200100
入会申込書（団体・法人）
個人情報の収集、利用および管理規定
制定：2023年7月16日
以下は一般社団法人高専シンポジウム協議会（以下、本会）の「個人情報の収集、利用及び管理等」について定めたものであり、本会が提供するサービスの利用者に適用されます。
本会は、個人情報について、本規定に従い適切に取り扱います。
1. 個人情報の収集とその目的
本会は、事業目的に沿ったサービスの提供のため、特定の個人を識別できる情報を以下に列記する範囲と目的において収集します。個人情報を収集する際は、提供者の明示的な同意の意思に基づく情報の提供（登録）によることを原則とします。本会ウェブサイトではアクセスログ等の取得をしているページがあります。また、電子メールにて開封確認機能およびURLクリックカウント統計機能を利用する場合があります。
利用者は、この同意をいつでも撤回することができます。
・本会は、シンポジウムでの講演発表資格等を提供するため、参加者を特定するために、氏名・所属情報・メールアドレス等を収集します。
・本会は、要旨審査等の円滑な実施のために、審査員候補者の氏名・所属情報・メールアドレス等の連絡先に加え、専門分野等の情報を収集することがあります。
2. 個人情報の利用
本会は、収集した個人情報を収集目的の達成のために下記の範囲で利用します。
i. 本人確認、利用申込に関するサービスの提供、利用料金の請求、および利用サービス提供条件の 変更・停止・中止・解除の通知
ii. 本会の運営に関わる必要な情報の提供
iii. 上記に付帯する業務
ただし、次のいずれかの場合には収集目的以外に利用または提供することがあります。
(1)法令の規定に基づくとき
(2)提供者の同意があるとき
(3)その他、事業計画を達成するために正当な理由または正当な利益があるとき
3. 個人情報の管理
本会は、収集した個人情報が外部へ漏洩したり、破壊や改ざんを受けたり、紛失することのないよう適切な管理に努めます。ただし、提供者自身による開示や、既に公開されている個人情報については、本学会の管理の対象外とします。
4. 個人情報の開示および訂正等
本会は、個人情報の主体から自己の個人情報の管理の有無の照会を受けたときは、速やかにその有無を回答します。また、個人情報の提供者から自己に関する個人情報の開示の請求があったときは、原則として遅滞なく開示します。また、自己に関する個人情報の訂正等の申し出があったときは原則として遅滞なく訂正等を行います。
5. 個人情報の保持および消去・異議
本会は、個人情報の提供者から自己に関する個人情報の消去の要請がない限り、本会解散時まで原則として提供された個人情報を保持します。（ただし、他の運用規則等により保持期間が短くなるものを除く。）個人情報の提供者から自己に関する個人情報の消去の要請があったときは、個人を特定できる情報を速やかに消去します。
なお、消去により、それまで利用可能だった本会のサービスの提供ができなくなる場合があります。
6. 本会Webサイトにおける扱い
当サイトの利用は、利用者の責任において行われるものとします。当サイト、および当サイトにリンクが設定されている他のWebサイトから取得した各種情報の利用によって生じたあらゆる損害に関して、本会は一切の責任を負いません。また、これら他のWebサイトによって利用者の個人情報が収集される場合、本会はこれについて何ら関与しません。
7. 本規定の変更
個人情報保護等に関する法令等の変更に準じる為、または、その他の理由により、予告なく本規定を更新する場合があります。本会の収集した個人情報に対しては、常に最新の規定が適用され、更新後に利用者が本会のサービスを利用した場合は、更新後の規定に同意するものとします。更新は本会Webサイトに掲載され、掲載日より効力を発揮するものとします。
個人情報の取り扱いに関する問い合わせ先
本会における個人情報の取り扱いに関してご質問等がある場合は、下記までご連絡下さい。
一般社団法人高専シンポジウム協議会 事務局
E-mail: ｊｉｍｕ＠ｋｏｓｅｎ－ｓｙｍｐｏ．ｏｒｇ
